Tugas Teori Organisasi Umum

Tugas 1. Arti Pentingnya Organisasi & Metode

1. Organisasi dapat diartikan sebagai wadah dan sebagai proses, jelaskan dengan singkat !

Jawab :

Wadah : sekelompok manusia untuk saling bekerja sama

Proses : pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien

2. Apa yang dimaksud pimpinan dalam pengertian universal?

Jawab :

Manajer

3. Jelaskan mengapa market & methods tidak dimasukkan ke dalam sumber – sumber manajemen?

Jawab :

Karena market & methods merupakan satu acar bagaiman agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan denga tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan denga tepat pula.

4. Apa yang dimaksud dengan material dalam arti fisik? Bagaimana kalau dalam arti non fisik?

Jawab :

• Fisik : Bahan – bahan. Contoh : uang, emas, dll

• Non Fisik : ide – ide, pemikiran.

5. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja?

Jawab :

Karena uang merupakan alat transaksi yang utama. Dan semua orang pasti membutuhkan uang untuk kehidupan sehari-hari.

Tugas 2. Ruang Lingkup Organisasi dan Metode

1. Apa pengertian efisiensi?

Jawab :

Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output engan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan. Jadi, Efisiensi = Output dibagi Input.

2. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi kerja?

Jawab :

• Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat.

• Pemanfaatan sumber – sumber daya ekonomi yang tepat.

• Pelaksanaan fungsi – fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat – tepatnya.

• Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

3. Jelaskan ruang lingkup organisasi dan metode ?

Jawab :

Ruang lingkup organisasi dan metode adalah menyangkut bidang – bidang khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scopenya.

Adapun kegiatan – kegiatan yang termasuk ke dalam scopenya :

• Analisis organisasi

• Komunikasi dalam organisasi

• Tentang tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja

• Pentingnya filing dari segi O & M

• Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen

• Pentingnya formulir dari segi O & M

• Pendayagunaan mesin kantor

• Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor

• Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja

• Pentingnya penulisan laporan dalam O & M

• Pentignya buku pedoman kerja

• Pentingnya O & M anggaran belanja

• Analisis kepegawaian

• Pentingnya penyederhanaan kerja

• Organisasi unit O & M

• Kesimpulan akhir

4. Mengapa pada ukuran efisiensi wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab yang dibebankan?

Jawab :

Agar orang yang diberi wewenang itu tidak semena – mena dalam menggunakan wewenangnya. Jadi seimbang antara wewenang dan tanggung jawabnya.

1. Mengapa manusia cenderung untuk mengatur dan mengorganisasi kegiatan – kegiatannya?

Jawab :

Karena manusia memiliki keterbatasan kemampuan yang menyebabkan manusia tidak dapat mencapai suatu tujuan tanpa kerjasama.

2. Sebutkan dan terangkan beberapa alasan untuk mempelajari organisasi secara formal!

Jawab :

Untuk pencapaian tujuan tertentu dan cenderung muncul dalam situasi dimana orang – orang menyadari manfaat organisasi sebagai suatu jalan terbaik pelaksanaan kegiatan kolektif.

3. Teori organisasi klasik telah menimbulkan dampak bagi organisasi – organisasi sampai sekarang, coba sebutkan beberapa contohnya!

Jawab : Organisasi menjadi sangat tersentralisasi

 Tugas – tugasnya terspesialisasi

 Memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku

 Tidak mengandung kreatifitas

4. Henri Fayol seorang industrialis merupakan salah satu tokoh teori administrasi, dalam bukunya menyatakan bahwa semua kegiatan industry dapat dikelompokan menjadi berapa, sebutkan!

 Perencanaan

 Pengorganisasian

 Pemberian perintah

 Pengkoordinasian

 Pengawasan

5. Dalam buku – buku literature, manajemen ilmiah sering diartikan berbeda, terangkan perbedaan tersebut!

• Pendapat I

• Manajemen Ilmiah merupakan penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah – masalah organisasi.

• Pendapat II

• Manajemen Ilmiah adalah seperangkat mekanisme / teknik “a bag of tricks” untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.

6. Mengapa banyak bidang – bidang teknik industry, manajemen industry dan manajemen personalia diilhami oleh karya – karya Taylor?

Karena karya – karya Taylor banyak mengemukakan 4 kaidah dasar manajemen yang harus dilaksanakan dalam organisasi perusahaan, yaitu :

• Menggantikan metoda – metoda kerja dalam praktek dengan berbagai metode yang dikembangkan atas dasar ilmu pengetahuan tentang kerja yang ilmiah & benar.

• Mengadakan seleksi, latihan – latihan dan pengembangan para karyawan secara ilmiah.

• Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan.

• Untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangkan semangat dan mental para karyawan.

7. Menurut teori organisasi klasik adanya suatu organisasi bergantung pada 4 kondisi, sebutkan dan terangkan ?

Jawab : Kekuasaan

• Saling melayani

• Doktrin ( rumusan tujuan organisasi )

• Disiplin ( perilaku yang ditentukan oleh perintah )

8. Mengapa teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori hubungan manusiawi ( the human relation movement )?

Jawab : Karena teori ini dikembangkan atas dasar, menekankan pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya.

9. Apakah teori neoklasik merupakan teori baru seperti teori klasik?

Jawab : Ya. Karena teori neoklasik dikembangkan dari teori klasik.

10. Bagaimanakah pandangan teori neoklasik terhadap organisasi informal?

Jawab : Organisasi merupakan sekelompok orang dengan tujuan bersama.

11. Dalam teori organisasi modern dikemukakan bahwa organisasi merupakan system terbuka, apa maksudnya?

Jawab : Semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan yang didalamnya mengemukakan bahwa organisasi berkaitan dengan lingkungan yang stabil.

12. Menurut teori modern organisasi sebagai suatu system terdiri atas beberapa unsure, sebutkan!

Jawab :

• Manusia

• Kerja sama

• Tujuan

• Peralatan

• Kekayaan alam

• Kerangka / konstruksi metal organisasi

13. Kualitas – kualitas apakah yang merupakan kerangka filosofi untuk mempelajari organisasi sebagai suatu system?

Jawab :

14. Apa yang dimaksud dengan proses komunikasi, keseimbangan, dan proses pengambilan keputusan dalam teori organisasi modern?

Jawab : Komunikasi, konsep keseimbangan, dan proses pengambilan keputusan merupakan 3 kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada system manusia dalam perilakunya berorganisasi.

15. Apa alasannya organisasi formal diibaratkan sebagai sebuah kendaraan untuk menacapai tujuan secara bersama?

Jawab : Karena dalam system organisasi formal, antara struktur dengan proses organisasi merupakan satu kesatuan dan berkaitan erat. Struktur organisasi walaupun hanya menyajikan kerangka bangunan organisasi, tetapi merupakan suatu subsistem penting.

16. Mengapa tidak ada suatu cara desain yang “ampuh” untuk segala kondisi?

Jawab : Karena perlu diperhatikan 3 tipe lingkungan berbeda yang mempengaruhi desain organisasi, yaitu :

• Lingkungan stabil

adalah lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau secara tiba – tiba.

• Lingkungan berubah ( changing environment )

adalah lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.

• Lingkungan bergejolak ( turbulent environment )

adalah lingkungan dimana sering terjadi perubahan secara drastis.

17. Apa peranan manajer proyek dalam organisasi proyek secara umum?

Jawab :

• Organisasi proyek individual, hanya terdiri atas manajer proyek dan tidak mempunyai kegiatan.

• Organisasi proyek staf, manajer proyek mempunyai staf pendukung.

• Organisasi proyek intermiks, manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilh kepala – kepala fungsional utama.

• Organisasi proyek agrerat, manajer proyek mempunyai semua personalia.

18. Bagaimanakah pendapat Scott dan Mitchell tentang pengertian kata pengaruh, sebutkan contohnya!

Jawab : Merupakan suatu transaksi social dimana seorang atau kelompok orang digerakkan oleh seorang atau kelompok orang yang lain untuk melakukan kegiatan yang sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.

19. Sebutkan dan terangkan 5 sumber atau basis yang diidentifikasikan oleh French dan Roven!

Jawab :

• Kekuasaan balas jasa ( reward power )

• Kekuasaan paksaan ( coercive power )

• Kekuasaan sah ( legitimate power )

• Kekuasaan ahli ( expert power )

• Kekuasaan panutan ( referent power )

20. Bagaimanakah tipe pendekatan teknik – teknik kreatif dalam pengambilan keputusan?

Jawab :

• Brainstorming

Adalah untuk menggali dan mendapatkan kreativitas maksimal dari kelompok dengan member kesempatan anggota untuk mengemukakan ide – idenya.

• Synechcs

Adalah didasarkan pada asumsi bahwa proses kreatif dapat dijabarkan dan diajarkan.

21. Bagaimanakah pula kritik terhadap teknik brainstorming, terangkan!

Jawab :

• Hanya dapat diterapkan pada masalah – masalah keputusan sederhana.

• Sangat memakan waktu dan biaya.

• Hanya menghasilkan ide – ide dangkal.

22. Apakah yang dimaksud dengan proses Minaut dalam pengambilan keputusan?

23. Apa sebab timbulnya organisasi informal?

Jawab :

Karena adanya kebutuhan – kebutuhan penting yang bersifat manusiawi ( human needs ) yang harus dipenuhi dan ternyata tidak dapat dipenuhi oleh organisasi formal.

Berikut ini kebutuhan – kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :

• Kebutuhan social

• Rasa memiliki dan pengenalan diri

• Pengetahuan tentang perilaku yang diterima

• Perhatian ( simpati )

• Bantuan dalam pencapaian tujuan

• Kesempatan berpengaruh dan berkreasi

• Pelestarian nilai – nilai budaya

• Komunikasi dan informasi

24. Apakah yang dimaksud dengan “jendela johari”, dikembangkan oleh siapa?

25. Bagaimanakah maksud dari model teori proses motivasi kerja?

Jawab :

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan – kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan.

Motivasi merupakan masalah yang kompleks dalam organisasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi adalah berbeda – beda dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula.

Motivasi dapat ditimbulkan baik oleh factor internal maupun eksternal tergantung dari mana suatu kegiatan dimulai.

Tugas 4. Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja

1. Mengapa tata kerja, system kerja maupun prosedur kerja merupakan satu kesatuan yang bulat, jelaskan secara singkat!

Jawab :

ketiga – tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu.

2. Jelaskan perbedaan pengertian antara tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja. Dari ketiga kergiatan tersebut menurut saudara mana yang paling penting?

Jawab :

• Tata kerja

Adalah merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias mencapai tingkat efisien yang maksimal.

• Prosedur

Adalah merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

• Sistem

Adalah merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

3. Sebutkan prinsip – prinsip yang harus dipakai dalam penggunaan tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja. Apa kegunaan prinsip – prinsip tersebut bagi pelaksanaan kegiatan ketiga hal tersebut.

Jawab :

Tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja harus disusun dengan memperharikan segi – segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

• Untuk mempersiapkan hal – hal itu dengan setepat – tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

• Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

• Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap – tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

• Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul – betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseuruhannya menuju kea rah satu tujuan.

• Dan tiap – tiap tahap itu harus betul – betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

• Harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

• Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

• Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.

• Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda – tanda atau symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.

• Untuk menjamin tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals ) tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.

4. Buatlah daftar kegiatan pelaksanaan pekerjaan saudara selama 1 minggu (40 jam ). Urutkan dari pekerjaan yang paling penting dan mendesak untuk dilakukan sampai dengan pekerjaan yang relative kurang penting pengerjaannya dalam minggu ini!

Nama Jabatan Golongan Masa Kuliah

Rendi Muchalifin Pelajar Mahasiswa Strata Satu

NO. Keterangan tentang Kegiatan Jumlah jam kegiatan/minggu untuk tiap jenis kegiatan

1 Olahraga 30 menit

2 Bermain 2 jam

3 Bermain Komputer 4 jam

4 Kuliah 28 jam

5 Kursus 1 jam 30 menit

6 Mengerjakan tugas kelompok Teori Organisasi Umum 2 jam

7 Mengerjakan tugas kuliah 2 jam

JUMLAH SELURUH JAM KEGIATAN SEMINGGU 40 JAM

Tanggal

17 November 2009 Unit Disahkan oleh Tanda tangan

Jabatan Pengawas

5. Mengapa dalam tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja harus selalu disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Jelaskan dan beri contoh!

Jawab :

• Stabilitas

maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.

• Fleksibilitas

artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.

Contoh :

Salah seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.

6. Jelaskan pengertian updateness suatu penyusunan system, prosedur dan tata kerja!

Jawab :

Bahwa tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan jaman dan teknologi.